Începând cu anul 2024, toate companiile din România vor fi obligate să transmită facturile fiscale emise prin sistemul roEfactura. Real Life SRL a fost printre primele companii care s-a înscris voluntar în Registrul RO e-Factura din 01 Aprilie 2022.

În cursul lunii decembrie 2023, Real Life SRL a implementat interpretarea mesajelor primite prin Spațiul Privat Virtual (SPV). Astfel, toate conturile BOCP care sunt conectate cu certificatul digital la ANAF SPV primesc automat răspunsurile de confirmare a încărcărilor cât și facturile primite de la alți furnizori.

Preluarea facturilor primite prin sistemul electronic roEfactura se face prin intermediul unui nou modul în secțiunea Financiare: Facturi primite. Acest modul conține toate facturile primite din surse externe, cum ar fi:

• Facturi adăugate prin API (de către alți furnizori)
• Facturi importate manual
• Facturi preluate din mesajele primite prin roEfactura
• Facturi roEfactura adăugate manual

Astfel, toate facturile furnizorilor emise prin roEfactura sunt centralizate automat în ERP-ul BOCP CloudSales.

Care este procesul de lucru?

Din factura electronică primită, utilizatorul poate mapa produsele de pe factura primită cu cele din gestiune. Pentru cazurile în care factura nu conține codul de produs, se încearcă identificarea produselor după denumire.

Interfața de preluare permite utilizatorului să scoată din denumire produs codul sau codul de bare sau chiar să editeze denumirea. După orice modificare, se verifică nomenclatorul intern și se mapează automat produsul dacă se identifică un produs existent. La produsele care nu se găsesc se va crea o fișă nouă automat. 

În toate cazurile utilizatorul poate alege manual un produs dorit, în acest caz la produsul manual selectat se salvează denumirea produsului de pe factura primită și la facturi ulterioare primite se va identifia automat. Sistemul învață.

Sistemul este inteligent și învață din importuri. Astfel, la facturi următoare va putea identifica produsele chiar dacă se schimbă numele lor în cursul importului. Acest lucru este realizat prin salvarea denumirii originale de pe RO eFactura la codul produsului creat (dacă se creează manual un produs).

Sistemul va ține minte și contul selectat, astfel la un furnizor de consumabile, cu mare probabilitate și la următoarea factură se va preselecta deja contul de consumabile.

La articolele manuale se identifică automat taxele, discounturi, transportul și serviciile care în mod implicit se vor împărți pe prețurile de intrare pentru a calcula prețul de achiziție.

Înainte de a genera recepția se pot activa coloanele: lot și dată expirare, astfel se pot introduce aceste informații pe factura primită înainte de a genera recepția.

Dacă se gresește ceva la receptie, există butoane la îndemână pentru a reimporta rapid recepția pe baza facturii primite. Astfel, se pot efectua remapări/corecții în mod simplu și se poate corecta și receptia foarte ușor.

Pe recepția creată se afișează și un link spre factura primită și mesajul ANAF cu care s-a primit, astfel oferim vizibilitate mare și acces la informații.

Real Life SRL lucrează în continuare la îmbunătățirea procesului de recepție a facturilor primite prin RO eFactura. Scopul este de a simplifica cât mai mult acest proces și de a introduce automatizări care economisesc timp valoros.

Iată câteva dintre beneficiile noului modul Facturi primite:

• Centralizare automată a tuturor facturilor furnizorilor emise prin roEfactura
• Maparea automată a produselor din facturile primite
• Identificarea produselor chiar dacă nu conțin codul de produs
• Memorarea contului selectat
• Identificarea automată a taxelor, discounturilor, transportului și serviciilor
• Adăugarea opțională a coloanelor lot și dată expirare
• Reimportarea rapidă a recepției în caz de eroare
• Link către factura primită și mesajul ANAF

Video tutorial

Dacă aveți întrebări sau feedback, vă rugăm să ne contactați.